In Outlook gibt es eine Archivierungsfunktion, die in frei wählbaren Intervallen alte E-Mails, Kalendereinträge und Aufgaben in eine Archivdatei kopiert oder verschiebt.

Grundsätzliche Einstellungen für die AutoArchivierung

Um die AutoArchivierung zu aktivieren, musst du oben im Menü auf "Datei", dann links unten auf "Optionen" und im Optionsfenster links auf den Punkt "Erweitert" klicken. Über den Button "Einstellungen für AutoArchivierung..." erreichst du schließlich das Einstellungsfenster. Dies sind die allgemeinen Einstellungen für die Autoarchivierung. Du kannst einzelne Ordner von der Archivierung ausschließen oder zu dieser hinzufügen.

Das Häkchen bei "Autoarchivierung alle ...Tage" muß grundsätzlich gesetzt sein und du musst einen Wert für Tage eintragen. Durch das Häkchen bei "Autoarchivierung nach Bestätigung beginnen" kannst du verhindern, dass Outlook mit der Archivierung beginnt, wenn es dir gerade nicht passt oder wenn der Ordner mit der Sicherungsdatei nicht erreichbar ist. Die Option "Abgelaufene Elemente löschen (nur Mail-Ordner)" steuert, ob auch abgelaufene Mails archiviert werden sollen. Du kannst für jede Mail über "Datei –> Eigenschaften" ein Ablaufdatum definieren, das bei dieser Option berücksichtigt wird. Wenn du die nächste Option "Alte Elemente archivieren oder löschen" deaktivierest, führt Outlook die Autoarchivierung mit den Standardeinstellungen aus, die du beim ersten Öffnen dieses Fensters siehst. Bleibt sie aktviert, kannst du die Einstellungen anpassen: Du kannst auswählen, ob der Archivordner in der Ordnerliste (in der Postfachansicht von Outlook) angezeigt wird. Darunter kannst du noch zwischen "Alte Elemente verschieben nach" mit Angabe eines Ordners und "Alte Elemente endgültig löschen" auswählen. Die erste Option bewirkt, dass auch ältere Mails und Kalendereinträge in das Archiv übertragen werden, die zweite, dass die Daten gelöscht werden.

Mit dem Button "Einstellungen auf alle Ordner anwenden" kannst du diese Einstellungen auf alle Ordner in deinem Postfach übertragen. 

Einstellungen für einzelne Ordner

Über das Kontextmenü auf einem E-Mail-Ordner (Rechte Maustaste drücken) kannst du die Einstellungen für einzelne Order festlegen. 

Hier kannst du im zweiten Reiter "AutoArchivierung" die Einstellungen für diesen Ordner anpassen. Es gibt hier drei Einstellungsmöglichekiten: den Ordner nicht zu Archivieren, die Standardeinstellungen für die Archivierung zu benutzen oder spezielle Einstellungen für diesen Ordner zu verwenden. 

Manuelle Archivierung

Die Archivierung wird im eingestellten Intervall automatisch gestartet. Du kannst die Archivierung aber auch manuell durchführen. Klicke dazu auf „Datei –> Tools –> Alte Elemente bereinigen“.